Целью адаптации работников в университете является приобретение в короткие сроки необходимых знаний и навыков для дальнейшего эффективного выполнения трудовых обязанностей, приобщение к корпоративной культуре, формирование лояльности к университету.
Продолжительность адаптационного периода, как правило, не превышает трех месяцев.
Процедура адаптации направлена на обеспечение более быстрого вхождения в должность нового работника, профессиональную и социальную ориентацию работника по отношению к должности (рабочему месту), коллективу и корпоративной культуре Университета, а также на оценку уровня квалификации и потенциала работника во время прохождения им испытательного срока (при наличии испытательного срока) или срока адаптации.
Принимая нового работника на работу Вы приглашаете его стать членом большой корпоративной семьи Университета, разделить ценности, миссию, готовность сохранять и развивать традиции Университета. Первый деньдля нового работника всегда стресс. Ваша задача уменьшить напряжение от неизвестности, организовать первый день нового работника правильно, тогда он быстрее и качественнее подключится к работе и будет ощущать себя частью коллектива.
Рекомендуем следовать ряду простых правил:
1. Необходимая информация
В первый день новому работнику необходимо оформить и подписать документы о приеме на работу, пройти вводные инструктажи поэтому рекомендуем начать первый рабочий день именно с этих задач, сообщив об этом работнику заранее.
Убедитесь, что новый работник уведомлен куда (адрес, номер кабинета) ему необходимо прийти на свое рабочее место. Постарайтесь подготовить для нового работника необходимый допуск к программам и информационным сервисам. Новый работник должен чувствовать себя равноправным членом Университета с первого момента.
2. Рабочее место
Продумайте заранее, где будет находиться постоянное рабочее место нового работника. Будет большой ошибкой вспомнить об этом в последнюю минуту, когда новый работник уже пришел, а рабочее место не организовано.
У административно-управленческого работника с первого дня должно быть свое рабочее место, оборудованное компьютером. Убедитесь, что место чистое, и в тумбочках не осталось вещей тех, кто ранее занимал данное рабочее место. Обратите внимание на оснащенность рабочего места канцелярией, необходимыми для выполнения работы инструментами, оборудованием и т.п.
3. Знакомство
В первый рабочий день проведите нового работника по Университету и представьте руководителям и другим работникам, с которыми он будет взаимодействовать, поясняя кратко функции основных подразделений и задачи отдельных работников. Сразу объясните работнику, к кому он может обратиться за помощью. Первоочередная задача – ознакомить нового работника с локациями корпуса, в котором ему предстоит работать, и местонахождением сервисных служб университета.
Обсудите кодекс корпоративной культуры, правила внутреннего трудового распорядка, правила делового общения, поговорите о миссии и ценностях Университета, а также о традициях подразделения.
Сообщите об обязательном прохождении адаптационного курсадля новых работников, а также об обязательной сдаче итогового теста после завершения курса.
Ознакомьте нового работника с базовыми правилами работы в Университете, в частности с работой в СЭД, корпоративной почтой и мессенджером, 1С, корпоративным порталом ВМЕСТЕ.
Предложите новому работнику ознакомиться с официальным сайтом Университета (www.utmn.ru), где указана организационная структура Университета, необходимые документы, где всегда освещаются самые свежие новости и события. Возможно, работник может найти мероприятия, затрагивающие сферу его интересов и вольется в Университетское сообщество быстрее.
Ознакомьте нового работника с корпоративной базой знаний (wiki.utmn.ru), в частности с разделом, содержащим инструкции и руководства по работе с электронными сервисами и информационными системами Тюменского государственного университета.
Расскажите новому работнику, как быстро узнать контактный номер телефона и электронную почту любого работника университета, используя СЭД, портал ВМЕСТЕ, корпоративный мессенджер, официальный сайт Университета (www.utmn.ru).
4. Сопровождение
Не «теряйте» нового работника в течение рабочего дня, помогайте решать возникающие вопросы. Очень важно, кто будет курировать работника в первое время. Назначайте куратором человека, который хорошо справится с этой задачей. Не поручайте это человеку, у которого слишком много работы или «горит» срочный отчет. Работник, который в данный момент не мотивирован или скоро собирается увольняться, также не подойдет для этой роли. Лучше всего возложить обязанности куратора на человека ответственного, осведомленного, позитивно настроенного, имеющего опыт в этом вопросе. Объясните куратору важность его роли и значимость его задачи перед всем коллективом.
Ознакомьте нового работника с организацией питания, расскажите где и как у вас принято обедать. Подключите к этому разговору других работников подразделение, обед отличный способ неформального знакомства нового работника с коллективом.
Не стоит поручать новому работнику срочную рутинную работу не по его профилю только потому, что Вы не укладываетесь в сроки, тем самым откладывая его введение в должность. С первого дня новый работник должен начать выполнять задания, соответствующие той должности, которую он занимает.
Не забывайте приглашать нового работника к участию в корпоративных мероприятиях подразделения, неформальные отношения с коллективом – это важная составляющая успешной адаптации и долгой, продуктивной работы в последующем.
5. Обратная связь
Введение в должность – процесс очень важный и должен быть четко продуман. Но не стоит превращать его в непрекращающийся поток тренингов, презентаций и пояснений. Необходимо добавить в расписание свободное время, дающее возможность новому работнику суммировать полученную информацию, при необходимости задать вопросы. Лучше вводить нового работника в должность несколько дней, чем пытаться уложиться в один.
В конце рабочего дня побеседуйте с новым работником, подведите итоги, узнайте комфортно ли ему, какие сложности возникли, удалось ли наладить общение с коллегами, функционирует ли рабочее место, остались ли вопросы – и, конечно, ответьте на них.
ПОМНИТЕ!
От первого дня в университете, от того, насколько продуктивным он был, зависит эффективность адаптации нового работника, включения его в деятельность университета и, в конечном итоге, его успех или неуспех.
Любую совершенную на этом этапе ошибку будет в дальнейшем сложно исправить. Поэтому постарайтесь сделать так, чтобы в конце первого трудового дня новый работник возвращался домой воодушевленным тем, что он работает теперь именно в ТюмГУ!
В Адаптационной программе подробно описаны этапы трудоустройства нового работника, зоны адаптации, последовательность изучения, обратная связь по итогам испытательного срока/срока адаптации. Адаптационная программа предполагает блок мероприятий, обязательных для прохождения всеми работниками Университета, и вариативный блок с критериями оценки нового работника, разрабатываемый непосредственным руководителем.
Обязательная часть выполняется в порядке, указанном в Адаптационной программе. Вариативная часть заполняется на усмотрение руководителя (в случае если у нового работника установлено испытание в трудовом договоре, вариативная часть заполняется в обязательном порядке). Вариативная часть позволяет установить работнику на период испытательного срока/срока адаптации: индивидуальные задачи, сроки выполнения, требования к качеству выполняемой работы, ознакомление с регламентами деятельности и пр. По итогу адаптации позволяет сделать вывод о прохождении работником испытательного срока/срока адаптации.
Ниже представлен образец заполнения адаптационной программы для руководителя.
Приходите на работу вовремя, соблюдение правил внутреннего трудового распорядка является обязательным для всех работников университета.
Внимательно изучите Ваши должностные обязанности, задайте вопросы, если они возникли куратору адаптации и непосредственному руководителю, это позволит сэкономить время в последующем при решении рабочих задач.
Помните, что Вам будет необходимо быстро усвоить большой поток информации: имена, фамилии, телефоны, расположение кабинетов, порядок действий, распорядок дня и т.д. Для лучшего запоминания заведите ежедневник для записей.
Организуйте свое рабочее место и рабочее время в соответствии с принятыми в университете нормами и правилами.
Полезно выяснить, в чем заключаются обязанности других членов коллектива, чтобы вы смогли определить, как наилучшим образом взаимодействовать с остальными работниками для достижения общего результата.
Если Вы не знаете, как поступить, не стесняйтесь задавать вопросы. Лучше спросить, чем допустить ошибку.
Будьте готовы к обучению. Каждый человек на новом рабочем месте проходит стадию ученичества, т.к. даже если новая работа соответствует профилю и содержанию предыдущей деятельности, она все равно имеет свою конкретную специфику.
Постарайтесь внимательно слушать коллег и руководителя, на начальном этапе очень важно найти общий язык с коллективом. Взаимопонимание с коллегами зачастую помогает в решении рабочих задач.
Соблюдайте правила поведения, сложившиеся в коллективе: время прихода и ухода, манера одеваться, содержание рабочего места, обед, проведение праздников и т.д.
Уделяйте людям не меньше внимания, чем Вашим должностным обязанностям. Установление хороших отношений в новом коллективе не менее важно, чем качество Вашей работы.
Рекомендуем не поддерживать разговоров, содержащих критику в чей-то адрес, особенно за спиной отсутствующего.
Не забывайте составлять ежедневные отчеты о проделанной работе, даже если на новом месте это не принято. Через пару недель наступят «предварительные итоги», они вам помогут четко ответить на все вопросы, связанные с проделанной работой. Организованный и уверенный в себе работник всегда производит благоприятное впечатление.
