Прием иностранных специалистов и делегаций (краткосрочные визиты)
Прием иностранных специалистов для участия в конференциях, семинарах, курсах повышения квалификации, форумах и др. международных мероприятиях
Приём состоит из 3 частей: запуск служебной записки о приёме, запуск служебной записки об оформлении визового приглашения (при необходимости) и постановки на миграционный учёт по прибытии.
1. СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА О ПРИЁМЕ
ВНИМАНИЕ! Служебная записка о приеме иностранного специалиста запускается не позднее, чем за 8 рабочих дней до визита.
Вид служебной записки - приём иностранных граждан
Текст СЗ:
Прошу разрешить принять в ТюмГУ иностранного гражданина из (указать страну, ФИО, должность, университет или организацию), прибывающего в Институт ... (дата с … по….. ) с целью (подробно описать цель визита).
Ответственным за организацию приема назначить… .
При необходимости указать информацию, что будет включено в организацию приема, например: трансфер (откуда и куда), организация питания, сувенирная продукция, т.п.
Расходы по приёму отнести за счет средств (приезжающей стороны или ЦФО).
Документ основание о проведении мероприятия с международным компонентом: приказ о проведении мероприятия / письмо основание / др. (при наличии). Прикрепляется к служебной записке.
Сканированные копии паспортов.
Иные справочные материалы для решения вопроса о приеме иностранной делегации.
По окончанию визита - отчет о приеме: прикрепляется к служебной записке о приёме в течение 3 рабочих дней после окончания визита иностранного специалиста. Шаблон отчёта о приёме.
Дополнительно
Дополнительно должностное лицо направляет посредством СЭД служебную записку на Каткова Ю.В., заведующего сектором охраны, с графиком визита иностранного гражданина для обеспечения прибывающим иностранным гражданам доступа на территорию университета.
Все дополнительные служебные записки в СЭД должны ссылаться на подписанную ректором электронную служебную записку о приеме иностранных граждан.
2. СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА ОБ ОФОРМЛЕНИИ ВИЗОВОГО ПРИГЛАШЕНИЯ
СЗ запускается при необходимости, если приглашаемый иностранный специалист не находится в РФ.
Приглашаемый иностранный специалист должен заполнить анкету:
Вид служебной записки - произвольная Основание - СЗ о приёме (см. п.1)
Направлен в дело - 06-00 Автор – тот, кто составляет записку Подписант – Е.Г. Сеченова, проректор по международным связям Адресаты:
О.В. Туркина, зам. начальника управления международных связей, нач. отдела паспортно-визовой службы;
К.В. Жукова, главный менеджер отдела паспортно-визовой службы.
Согласующие (последовательное согласование):
Руководитель структурного подразделения;
О.В. Туркина, зам. начальника управления международных связей, нач. отдела паспортно-визовой службы
Текст СЗ: Прошу оформить приглашение для гражданина (указать страну, ФИО, должность, организацию), прибывающего в ТюмГУ (дата с … по….. ).
Ссылка на анкету отправлена приглашаемому специалисту.
Сроки готовности приглашения для визы и его вид зависят от гражданства приглашённого специалиста:
- Страны ЕС, Китай, США, Бразилия, Индия, Иран, Чили и др.: приглашение готовит Отдел паспортно-визовой службы в течение 1-5 рабочих дней с момента подписания служебной записки. Иностранному гражданину высылается скан. По запросу ИГ структурное подразделение отправляет оригинал экспресс-почтой по СЗ.
- Великобритания, Канада, ОАЭ, Малайзия, Индонезия, Мексика и др.: приглашение готовит Управление по вопросам миграции по Тюменской области в течение 40 дней с момента подписания служебной записки. УВМ отправляет информацию о приглашении напрямую в консульство. Иностранному гражданину отправляется pdf версия приглашения.
*Страны и режимы въезда в РФ можно уточнить по тел. 8 (3452) 59-77-69.
3. ПО ПРИБЫТИИ - ПОСТАНОВКА НА МИГРАЦИОННЫЙ УЧЁТ (РЕГИСТРАЦИЯ)
Если иностранный специалист останавливается в общежитии ТюмГУ и будет находиться в Тюмени более 7 рабочих дней, ему необходимо встать на миграционный учёт.
Для этого необходимо предоставить следующие документы в течение 1 рабочего дня после приезда специалиста на Ленина 23 офис 201 (Отдел паспортно-визовой службы):
Паспорт
Миграционная карта
Билеты до Тюмени
Регистрация будет готова в течение 1-3 рабочих дней.
Если иностранный специалист останавливается в отеле, сотрудники отеля ставят на учёт самостоятельно.
